Politique de conservation et de destruction des données personnelles – Communications Jab-Lac Inc. (AutoMédia) 

  1. Objectif

Cette politique a pour objectif de définir les principes et les procédures encadrant la conservation et la destruction des données personnelles collectées par Communications Jab-Lac Inc. (AutoMédia), conformément aux exigences de la Loi 25. 

 

  1. Portée

Cette politique s’applique à toutes les données personnelles collectées, conservées et détruites dans le cadre des activités du magazine, notamment les informations relatives aux abonnements, aux envois postaux et aux communications promotionnelles. 

 

  1. Principes de conservation des données
  • Durée de conservation : Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux obligations légales et réglementaires.
     
  • Critères de conservation :
     
  • Les informations d’abonnement (nom, adresse postale, courriel) sont conservées pendant la durée de l’abonnement et jusqu’à trois (3) ans après sa fin pour répondre aux demandes de renseignements ou de vérification.
     
  • Les informations liées aux communications promotionnelles (infolettres) sont conservées tant que la personne demeure abonnée à ces communications.
     
  • Les documents comptables contenant des renseignements personnels sont conservés pendant une période de sept (7) ans, conformément aux exigences fiscales.
     
  1. Mesures de sécurité pendant la conservation
  • Les fichiers contenant des renseignements personnels sont protégés par des mots de passe robustes.
     
  • L’accès aux données est restreint aux employés autorisés directement impliqués dans la gestion des abonnements et des communications.
     
  • Des copies de sauvegarde sécurisées sont effectuées pour garantir l’intégrité des données.
     
  1. Destruction sécurisée des données
  • À l’expiration de la période de conservation, les données personnelles sont détruites de manière sécurisée pour prévenir tout accès non autorisé.
     
  • Méthodes de destruction :
     
  • Pour les documents papier : déchiquetage croisé ou incinération.
     
  • Pour les fichiers numériques : suppression sécurisée avec écrasement des données (logiciels spécialisés).
     
  • Un registre des destructions est tenu à jour pour documenter les opérations et garantir la conformité.
     
  1. Responsabilités
  • Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de superviser l’application de cette politique et de veiller à la conformité avec la Loi 25.
     
  • Les employés ayant accès aux données sont formés pour appliquer les bonnes pratiques de conservation et de destruction.
     
  1. Mise à jour de la politique

Cette politique est révisée annuellement ou lorsque des changements législatifs ou technologiques l’exigent. Les mises à jour sont communiquées aux employés concernés.