Vous avez beau être un super PDG ou un très bon directeur général, avoir des yeux tout le tour de la tête, ériger les meilleures structures organisationnelles en systèmes de vérification, vous aurez toujours besoin d’un contrôleur/contrôleuse.
Par: Jean Leblanc
De plus en plus, la marge bénéficiaire d’une concession automobile dépend d’un excellent contrôle des dépenses mais également des marges de profits de tous les départements, de chaque source de revenus, si petite soit-elle.
Vérifier chaque mois, chaque semaine et chaque jour l’aspect financier de votre entreprise est le rôle d’un spécialiste qui devient vos yeux durant toutes les opérations et les décisions de votre concession.
Votre rôle à vous, le dirigeant, c’est de développer les ventes tout en gérant le personnel de chaque département. Mais qu’en est-il de la trésorerie, de l’affectation des fonds, de la préparation exacte et mensuelle des états financiers pour les banques, pour le constructeur et surtout pour vous afin de tout savoir sur votre propre entreprise et d’apporter rapidement les correctifs qui s’imposent le cas échéant ?
Sans oublier la vérification régulière du crédit des comptes clients, l’analyse du grand livre et des comptes inscrits, l’émission quotidienne d’un rapport d’exploitation (DOC) à vous et à chacun de vos directeurs de département. En passant, il faut être capable de bien monter ce DOC avec des prévisions budgétaires établies en début d’année. Il est très facile d’en produire un mais encore faut-il qu’il soit bétonné et toujours à jour.
Faute de place, je ne vous ai énuméré ici que quelques-unes des tâches du contrôleur mais vous vous doutez bien qu’elles ne se limitent pas à ça. Vous avez la chance d’avoir sur le site de la CCAQ une description de ces tâches très bien décrites par votre corporation, profitez-en.
Les rôles du contrôleur:
En constatant l’ampleur du rôle du contrôleur, on ne peut qu’être épaté par l’ensemble des vérifications qu’il doit accomplir quotidiennement. Cette description peut servir également à vérifier si vous avez un vrai contrôleur ou un comptable. Il existe un monde de différence entre ces deux professionnels. Non pas qu’un comptable ne soit pas important mais entre compiler des chiffres et les analyser peut se glisser la différence entre la stagna- tion et la réussite.
Ce contrôleur a-t-il porté à votre attention récemment le roulement de votre inventaire de pièces, leur nombre qui dépasse les 12 mois ainsi que leur valeur, le pourcentage de votre inventaire d’accessoires par rapport à votre inventaire total? Nous savons tous que le représentant du manufacturier est très habile et persévérant pour vendre des accessoires à votre directeur de pièces. Tous les mois, il envoie un rapport vous indiquant que vous ne vendez pas assez d’accessoires par vente d’auto.
D’ailleurs, surveillez-le bien, ce rapport. Ce n’est pas le montant de vos ventes par auto mais bien vos achats par auto qu’ils utilisent pour le préparer. C’est pour cette raison que plusieurs concessions se retrouvent avec plus de 10% de leur inventaire en accessoires, ce qui est selon moi une erreur administrative qui capitalise une somme importante et qui ne rapporte ni profit, ni même intérêt. Au contraire, il en coûte beaucoup d’avoir un surplus d’inventaire. Cette somme pourrait plutôt être investie dans votre inventaire de voitures d’occasion.
Quel est le taux effectif de vos ventes par main-d’œuvre du dernier mois ? Quelle est, par employé, la perte de temps hebdomadaire dans votre atelier de mécanique? Un bon contrôleur doit vous remettre tous ces rapports afin que vous puissiez assurer une saine gestion de votre entreprise.
Dans bien des concessions, la relation entre le contrôleur/contrôleuse et les directeurs de département peut être tendue pour la seule et bonne raison que les uns ne savent pas quel est le rôle exact de l’autre. Ils croient qu’un contrôleur n’est là que pour les prendre en défaut. Dès lors, ils grognent à chaque fois qu’il se pointe dans leur bureau.
Messieurs et mesdames les propriétaires, lors de votre prochaine réunion hebdomadaire avec vos directeurs, prenez quelques minutes pour leur expliquer le rôle du contrôleur. Rappelez-leur qu’il est vos yeux, et ce, pour le bien de toute l’entreprise.
Assurez-vous d’avoir un bon contrôleur et, surtout, sachez l’apprécier.
